Dokumen-dokumen Dalam Perdagangan Internasional

Beberapa dokumen yang dibutuhkan dalam perdagangan Internasional adalah :

Invoice

Dokumen komersial perdagangan yang utama adalah invoice yang berfungsi sebagai perwujudan transaksi jual beli antara eksportir dan importir. Berdasarkan invoice yang diapat iketahui berapa harga yang harus dibayar oleh importir dan apa jenis barang serta berapa jumlah barang yang harus diserahkan oleh eksportir. Secara umum sesuai kegunaannya invoice dibedakan menjadi 3 jenis yaitu :

1) Proforma invoice

Sesuai dengan namanya proforma invoice adalah suatu invoice yang sifatnya belum final, hanya berupa penawaran dari penjual kepada pembeli yang potensial. Tujuan dikeluarkannya proforma invoice adalah sebagai tawaran (offer) dari penjual kepada pembeli untuk menempatkan order yang pasti. Apabila pembeli setuju dengan syarat-syarat jual beli yang di ajukan dalam proforma invoice maka akan dikeluarkan sales contract yang pasti disertai dengan commercial invoice yang bersifat final.

2) Commercial Invoice

Commercial invoice adalah suatu nota perincian mengenai data-ata barang yang ditransaksikan dan juga memuat informasi mengenai harga yang harus dibayar oleh pihak pembeli.

3) Consular Invoice

Invoice jenis seperti ini adalah invoice yang secara khusus diterbitkan oleh instansi resmi kedutaan atay konsuler suatu negara. Dalam beberapa negara, invoice tetap diterbitkan oleh eksportir. Tujuan utama penerbitan consular invoice adalah untuk memeriksa harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang sedang berlaku dan untuk memastikan bahwa tidak terjadi "dumping" terhadap barang yang ditransaksikan. Ketentuan untuk menerbitkan consulir invoice adalah kebijakan yang diambil oleh beberapa pemerintah di negara importir, sebagaimana pernah diterapkan oleh pemerintah Indonesia sebelum berlakunya Inpres No 4 Tahun 1985 (Hutabarat, 1994).

Daftar Pengepakan (Packing List)

Salah Satu dokumen kelengkapan yang paling sering dipersyaratkan baik oleh pihak pembeli maupun oleh institusi kepabeanan i setiap negara adalah packing list barang. Dokumen ini berisi keterangan mengenai uraian dari barang-barang yang dikemas, dibungkus, diikat dan sebagainya yang tujuannya adalah mempermuah pengecekan atau pemeriksaan. Dengan diterbitkannya packing list maka akan mempermudah dan mempercepat proses pemeriksaan fisik barang oleh pejabat kepabeanan, oleh karena masing-masing kemasan telah iuraikan secara alengkap jumlah dan jenis barang yang ada didalamnya.

Polis Asuransi (Insurance Policy)

Polis asuransi adalah suatu bentuk bukti tertulis atas pembayaran premi untuk menutup pertanggungan resiko terhadap sejumlah barang yang diangkut dengan kapal dan secara tegas dinyatakan dalam kontrak pertanggung resiko. Polis asuransi iterbitkan oleh Perusahaan asuransi kepada pihak yang mengajukan asuransi (tertanggung) walaupun dalam kontrak asuransi dapat pula ditujukan pihak yang akan menerima manfaat atas klaim asuransi yang diajukan.

Berasarkan penggunaannya, polis asuransi ini dapat dipakai untuk menutup pertanggungan satu kali pengapalan (close policy), atau dapat pula diterbitkan polis asuransi yang sifatnya terbuka untuk beberapa kali pengapalan (open policy). istilah open disini adalah tanggal jatuh tempo pertanggungan yang dibuat secara terbuka sehingga dapat menutup pertanggungan terhadap pengapalan barang secara berulang-ulang. Setiap ada kegiatan pengapalan, maka pihak tertanggung akan mengontak perusahaan asuransi dalam rangka pembayaran premi.

Sertifikat Asuransi (Insurance certificate)

Sertifikat asuransi adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh perusahaan asuransi yang isinya adalah pernyataan bahwa terhadap pengapalan barang telah dilakukan penutupan asuransinya secara open policy. jadi untuk kontrak asuransi yang sifatnya terbuka atau dapat dipakai berulang kali (open policy) maka atas setiap pengapalan dikeluarkan sertifikat asuransi, sedangkan polis asuransi tetap berada di tangan tertanggung karena diperlukan untuk pengapalan-pengapalan berikutnya.

Surat Keterangan Asal (Certificate of origin)

Sertifikat ini dikeluarkan oleh surveyor tertentu yang isinya aalah pernyataan dan sekaligus dokumen pembuktian bahwa asal barang benar-benar dari negara/lokasi yang dinyatakan dalam sertifikat. Tujuan utama penerbitan surat keterangan asal (SKA) ini adalah dalam rangka memenuhi persyaratan pemberlakuan tarif preferensi di suatu negara berdasarkan kesepakatan bilaterial, multilateral ataupun unilateral (SKA-preferensi) ataupun oleh karena adanya ketentuan-ketentuan tertentu di suatu negara (SKA-non preferensi)

Untuk konteks Indonesia, maka dokumen surat keterangan asal merupakan dokumen standar yang wajib dipenuhi oleh importir maupun eksportir dalam rangka memenuhi ketentuan regulasi yang berlaku dalam rangka preferensi tarif maupun non preferensi. Sebagai contoh memperoleh preferensi atas skema tarif tertentu, maka harus dipenuhi :

• SKA Form A adalah surat keterangan asal dalam rangka memperoleh preferensi atau fasilitas pembebasan sebagian atau seluruh bea masuk terhaap skema tarif Generalized System of Preferences di negara-negara tertentu (antara lain : canada, jepang, selandia baru, dll)
• SKA Form D adalah surat keterangan asal dalam rangka membuktikan suatu produk berasal dari negara-negara ASEAN untuk pemberlakuan skema tarif CEPT-AFTA
• SKA Form E adalah surat keterangan asal alam rangka memperoleh preferensi atau fasilitas pembebasan sebagian atau seluruh bea masuk skema tarif ASEAN-China FTA

Untuk pemenuhan SKA-non preferensi biasanya diwajibkan oleh negara-negara tertentu yang telah memiliki aturan-aturan standar alam perdagangan internasional dalam rangka pengawasan serta persyaratan wajib dalamm memasuki wilayah negara tertentu.

Sertitikat Pemeriksaan (Certificate of inspection)

Sertifikat pemeriksaan adalah dokumen tentang pemeriksaan fisik terhadap kondisi dan keaaan barang yang akan diekspor yang dilakukan oleh surveyor independen atau badan-badan resmi yang ditunjuk dan disahkan oleh pemerintah suatu negara. Sertifikat ini sangat penting dan selalu diperswyaratkan oleh importir atau pembeli di luar negeri dalam rangka menjamin kuantitas dan kualitas barang yang diperdagangkan. Kontrak L/C biasanya juga mempersyaratkan adanya sertificat pemeriksaan (certificate of inspection)

Sertifikat Mutu (certificate of quality)

Penerbitan dokumen ini juga menjadi salah satu dokumen yang biasanya dipersyaratkan dalam kontrak L/C. Pada umumnya sertifikat mutu diterbitkan oleh Badan Penelitian dan Pengembangan Industri ata Badan-badan sejenis yang ditunjuk oleh pemerintah. Hal-hal yang inyatakan dalam sertifikat adalah hasil analisa dan hasil test atas produk di unit-unit penelitian dan/atau laboratorium.

Ketentuan sertifikasi mutu produk ekspor Indonesia diatur oleh Departemen Peragangan khusus untuk produk-produk tertentu, yang dapat dibedakan dalam dua bentuk, yaitu sertifikat kesesuaian mutu dan sertifikat produk. Sertifikat kesesuaian mutu wajib ipenuhi untuk produk ekspor berupa : karet, karet konvensional, gaplek, minyak sereh, minyak nilam, minyak kenanga, minyak akar wangi, lada putih, lada hitam, pala, fuli, casia indonesia, kopi, teh hitam, minyak kayu putih, minyak daun cengkeh, minyak pala, minyak fuli, minyak cendana, vanili, kayu lapis, biji kokoa, biji pinang bukan untuk obat.

Sertifikat mutu pembuatan barang (Manufacturer's Quality Certificate)

Sertifikat mutu pembuatan barang iterbitkan oleh pabrik yang memproduksi barang yang berisi mengenai kualitas barang, kondisi barang dan pemenuhan standar barang yang itetapkan. Dokumen ini bersifat tambahan dan hanya diterbitkan apabila persyaratan kontrak L/C mewajibkannya.

Sertifikat analisis (certificate of analysis)

Dokumen ini diterbitkan khusus untuk produk-produk ekspor berupa bahan-bahan kimia atau obat-obatan. Pernataan yang dicantumkan dalam sertifikat analisis adalah mengenai kandungan bahan dan proporsi bahan yang terapat dalam kemasan produk.

Weight List / Weight Note / Weight certificate

Dokumen weight certificate diterbitkan oleh baan yang disahkan oleh pemerintah yang memang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam memeriksa ukuran/berat barang secara pasti. Apabila yang menerbitkan dokumen ini adalah eksportir sendiri maka dokumen yang dikeluarkan adalah weight list atau weight note. Tujuan utama diterbitkannya dokumen ini adalah untuk mengetahui berat barang yang sesungguhnya agar importir dapat mempersiapkan alat-alat pengangkut yang diperlukan paa saat pembingkaran dan pengangkutan ke tempat importir.

Daftar Ukuran (Measurement List)

Dokumen ini berisi keterangan mengenai ukuran panjang, tebal, diameter maupun volume dari barang yang iekspor. Tujuan penerbitan daftar ukuran ini adalah untuk menghitung ongkos angkut atau keperluan persiapan pengangkutan baran ke tempat importir.